KUVAUS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA
1. REKISTERINPITÄJÄ
Kandiakatemia Oy (myöh. Rekisterinpitäjä)
HFT 4
00750 Helsinki
Y-tunnus: 2277183-4
Puh. 050 555 0950
2. YHTEYSTIEDOT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Sähköposti: info@hoitoturva.fi
Asiakaspalvelu: 050 555 0950 (ark. 10-14)
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen sopimus asiakassuhteesta tai muu asiallinen yhteys, joka perustuu esimerkiksi rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa Rekisterinpitäjän toimesta:
- Rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden hoitaminen ja ylläpito.
- Henkilötietoja voidaan Rekisterinpitäjän toimesta käsitellä myös muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien, tarpeellisten toimenpiteiden yhteydessä.
- Markkinoinnin mahdollistaminen ja sen kehittäminen sekä seuranta.
- Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden suunnitteleminen, tarjoaminen, tuottaminen ja toimittaminen.
- Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutuksen, tilausten, yhteydenottojen, rekrytoinnin ja raportoinnin tarpeisiin.
4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Rekisterinpitäjän asiakkaana olevat tai aiemmin olleet sekä Rekisterinpitäjään muulla tavoin yhteydessä olleet henkilöt.
Tietoja, joita rekisteröidyistä tallennetaan voivat olla seuraavia:
- Perustiedot kuten etu- ja sukunimi, työnantaja- ja nimiketiedot.
- Yhteystiedot kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- Rekisterinpitäjän ja asiakkaan väliseen yhteydenpitoon liittyvät tiedot, sekä yhteydenotoista tallennetut mahdolliset asiakkaan itse tuottamat sisällöt.
- Teknisten valvontajärjestelmien keräämät tiedot, kuten lokitiedot, verkkoliikenteen tunnistetiedot, kameravalvontajärjestelmän tallenteet.
- Rekrytointiin liittyvä tiedot kuten ansioluettelon ja työhakemuksen sisältämät tiedot.
5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja rekistereissään vain vaaditun ajan ja kunnes olemassa oleva peruste henkilötietojen säilömiselle päättyy. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti julkisista lähteistä, rekisteröidyltä itseltään, automaattiseen seurantaan ja
valvontaan tarkoitetuista teknisistä järjestelmistä sekä asiakkuuteen ja viestintään liittyvistä tapahtumista.
Rekisterinpitäjä kerää henkilötiedot pääasiassa asiakkaalta itseltään esimerkiksi, kun asiakas tekee ostoksen Rekisterinpitäjältä tai kun asiakas rekisteröityy eri palvelukanavissa. Tietoja voidaan kerätä rekisterinpitäjän sähköisissä palveluissa myös evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi Rekisterinpitäjä voi kerätä ja päivittää henkilötietoja viranomaisilta ja yleisesti käytetyistä osoiterekistereistä.
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei luovuteta Rekisterinpitäjän lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuottamiseen, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten, kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön rajoissa.
Asiakastietoja ei pääsääntöisesti luovuteta tai siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterinpitäjä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojatakseen henkilötiedot kaikissa käsittelyvaiheissa sekä vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, muuttamiselta tuhoamiselta tai luvattomalta väärinkäytöltä ja pääsyltä. Aawee Oy:n kaikki mahdolliset manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa sijainneissa, joihin on pääsy vain nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain henkilöt, joilla on työnkuvansa perusteella oikeus henkilötietoja käsitellä. Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitioloon ja henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn sidottuja.
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot sijaitsevat palvelimilla, jotka ovat suojatuissa ja lukituissa tiloissa.
Lisäksi henkilötiedot on suojattu asianmukaisin palomuurein, salasanoin ja muin teknisin kontrollein.
9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa käsittelytoimia, joita Rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän dokumentin kohdan 10 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Rekisterinpitäjän henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän dokumentin kohdan 10 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Korjauspyyntö virheellisestä, tarpeettomasta, puutteellisesta tai vanhentuneesta tiedosta tehdään tämän dokumentin kohdan 10 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Niiltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rekisterinpitäjä ei ole
noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
10. YHTEYDENOTOT
Kaikissa tähän dokumenttiin koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyttä tulee ottaa kohdassa 2 mainittuun sähköpostiin tai puhelinnumeroon.
Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään ja rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.
11. KÄSITTELYTOIMIEN MUUTTAMINEN
Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, joten pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tämän dokumentin sisältämiä tietoja erillisellä ilmoituksella. Muutokset voivat perustua myös muutoksiin lainsäädännössä. Suosittelemme tutustumaan dokumentin sisältöön säännöllisesti.